Oggetto: Comunicazione ai sensi del regolamento UE GDPR 2016/679

Ai sensi del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali con la presente si comunica che, nell’ambito delle normali attività lavorative svolte, è incluso il trattamento di alcuni  dati personali.

Oggetto del trattamento

Sono dati personali le informazioni che identificano o rendono identificabile una persona fisica e che possono fornire dettagli sulle sue caratteristiche, le sue abitudini, il suo stile di vita, le sue relazioni personali, il suo stato di salute, la sua situazione economica, ecc..
In particolare sono:

dati identificativi: quelli che permettono l’identificazione diretta, come i dati anagrafici (ad esempio: nome e cognome), le immagini, ecc.;
dati sensibili: quelli che possono rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, lo stato di salute e la vita sessuale;
dati giudiziari: quelli che possono rivelare l’esistenza di determinati provvedimenti giudiziari soggetti ad iscrizione nel casellario giudiziale (ad esempio, i provvedimenti penali di condanna definitivi, la liberazione condizionale, il divieto od obbligo di soggiorno, le misure alternative alla detenzione) o la qualità di imputato o di indagato.

Finalità del trattamento

I dati personali identificativi (anagrafici) e sensibili (salute) di cui la Ditta Cavo è in possesso sono trattati senza il vostro consenso espresso [art. 6 lett. b), e) GDPR], in quanto necessari e finalizzati esclusivamente ad una corretta gestione del rapporto di lavoro.

Modalità di trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 Codice Privacy e all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I Suoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato. I dati raccolti sono archiviati su supporto informatico e cartaceo, protetti da password, antivirus e chiavi (art.25) e in nessun caso vengono diffusi se non per le normali adempienze professionali.

Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le Finalità di Servizio.

Accesso ai dati

I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui all’art. 2.A) e 2.B): – a dipendenti e collaboratori del Titolare – o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.

Il trasferimento dei vostri dati personali avviene solo ed unicamente in funzione del corretto svolgimento degli specifici ambiti ai seguenti studi professionali:

consulente del lavoro : Studio Scotto

medico del lavoro : Studio Santucci

studio commercialista : Studio Cavalcanti

responsabile sicurezza e formazione : Studio Tecnico Ambientale

Comunicazione dei dati

Senza la necessità di un espresso consenso (ex  art. 6 lett. b) e c) GDPR), il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui all’art. 2.A) a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento. I Suoi dati non saranno diffusi.

 

Trasferimento dei dati

I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

Diritti dell’interessato

Nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all’ art. 15 GDPR e precisamente i diritti di: i. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile; ii. ottenere l’indicazione: a) dell’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati; iii. ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi; iv. opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta. Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.

Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando una e-mail a cavoluigi@pec.it o tramite raccomandata a.r.  

Titolare del trattamento

Il titolare responsabile del trattamento dei dati è il sig.Carlo Cavo.

I sub-responsabili incaricati del trattamento sono :

il sig.Luke Cavo (Gestione del Personale & Amministrazione)

la sig Alexandra Cavo (Sicurezza & Salute) e

il sig Carlo Orlando (Contabilità & Relazione con studi Scotto e Cavalcanti)

per la parte di loro pertinenza (art4,n 10 GDPRI)  

Istruzioni in essere sul trattamento dei dati

Qualora inoltre si entri in possesso di dati personali nell’ambito dello svolgimento delle mansioni professionali, Le rammentiamo che, fermo restando già l’osservanza delle disposizioni del Codice della Privacy d.lgs 196/93, l’attuale normativa conferma che i dati personali oggetto di trattamento devono essere:

  1. trattati in modo lecito e secondo correttezza
  2. raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati solo in termini compatibili con tali scopi
  3. esatti e se necessario aggiornati
  4. pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti e successivamente trattati
  5. conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti e successivamente trattati

Si richiede altresì la Vostra particolare attenzione ai seguenti punti, aventi specifica attinenza con la sicurezza dei dati trattati:

  • la password di accesso ai sistemi dovrà essere custodita con la massima cura e non divulgata;
  • la password che Le è stata (sarà) comunicata dovrà essere sostituita al primo accesso, la nuova password scadrà automaticamente dopo sei mesi, prima di tale data andrà anch’essa sostituita;
  • Le password create di volta in volta dovranno sottostare alle seguenti caratteristiche: avere una lunghezza di almeno otto caratteri alfanumerici, non contenere riferimenti agevolmente riconducibili all’incaricato;
  • Fatta salva l’adozione di strumenti tecnici idonei (screen saver con password), non è consentito abbandonare la postazione (il P.C.) mentre è in corso una sessione di lavoro;
  • Anche in presenza di apposite misure di protezione (firewall, antivirus) non è consentito installare sui P.C. aziendali programmi non previsti per il normale svolgimento del lavoro d’ufficio né documenti personali;

Modalità operative da seguire per il trattamento dei dati

Al fine della corretta gestione dei dati in trattamento la invitiamo pertanto ad attenersi alle seguenti indicazioni:

  • richiedere e utilizzare soltanto i dati necessari alla normale attività lavorativa
  • custodire i dati oggetto del trattamento in luoghi non accessibili a non autorizzati
  • non lasciare incustodito il proprio posto lavoro prima di aver provveduto alla messe in sicurezza dei dati
  • non lasciare incustoditi e accessibili a terzi gli strumenti elettronici, mentre è in corso una sessione di lavoro
  • procedere all’archiviazione definitiva, nei luoghi predisposti, dei supporti cartacei, magnetici od elettronici una volta terminate le ragioni di consultazione
  • accertarsi che i terzi siano a conoscenza e abbiano autorizzato l’uso dei dati richiesti
  • accertarsi dell’identità di terzi e della loro autorizzazione al ritiro di documentazione in uscita
  • non fornire telefonicamente o a mezzo fax dati senza specifica autorizzazione e/o identificazione del richiedente

Altre raccomandazioni

  • eventuali documenti o elaborati, eventualmente presenti sul singolo P.C., di cui sia richiesta la conservazione, dovranno essere archiviati in cartelle facilmente riconoscibili ai fini dell’esecuzione di copie di sicurezza.